Qué pedir a tu gestoría para que tu CFO externo pueda trabajar

Tu gestoría lleva las cuentas al día y presenta los impuestos a tiempo. Pero cuando contratas un CFO externo, necesitas que esa información sea accesible y esté estructurada de forma que permita tomar decisiones reales. No basta con cumplir con Hacienda.

La clave está en la coordinación. Tu gestoría y tu CFO externo no compiten, se complementan. Pero para que esa colaboración funcione, necesitas pedirle a tu gestoría ciertos elementos básicos que van más allá del simple cumplimiento fiscal.

La información básica que tu CFO externo necesita para trabajar¶

Un CFO externo no puede construir un forecast de tesorería realista con solo el balance del 303. Necesita datos más granulares y actualizados.

Caso tipo: una SL de desarrollo web con 8 empleados y 800.000€ de facturación anual. Su gestoría presenta todos los impuestos a tiempo, pero el CEO no sabe si el proyecto que factura 15.000€ al mes le está dando beneficio real o le está comiendo caja.

Para resolver esta situación, tu gestoría debe proporcionarte:

Balance mensual actualizado (no solo trimestral)¶

Muchas gestorías trabajan con el ritmo fiscal trimestral. Pero tu CFO externo necesita ver la evolución mensual para detectar tendencias antes de que se conviertan en problemas.

Concretamente, necesitas que tu gestoría te entregue cada mes:

• Balance de situación actualizado al último día del mes
• Cuenta de pérdidas y ganancias mensual
• Estado de tesorería con saldos bancarios reconciliados

Si tu gestoría solo te da esta información cada tres meses, para cuando veas que tu margen bruto ha caído del 65% al 40%, ya llevas un trimestre perdiendo dinero.

Mayor de cuentas detallado por centros de coste¶

El mayor general está bien para cumplir con Hacienda. Pero para entender qué proyectos o clientes te dan beneficio real, necesitas un desglose más fino.

Tu gestoría debe poder darte el mayor de ingresos y gastos desglosado por:

• Cliente principal (si facturas más de 20.000€ anuales a cada uno)
• Línea de producto o servicio
• Proyecto (si trabajas por proyectos facturados por separado)

Sin este desglose, tu CFO externo no puede hacer el análisis de rentabilidad que necesitas para decidir qué clientes mantener y cuáles dejar ir.

Documentación fiscal actualizada y accesible¶

Tu CFO externo no va a presentar tus impuestos, pero sí necesita entender tu situación fiscal para hacer recomendaciones coherentes.

Modelos 303 y 200 presentados y archivados¶

No basta con que tu gestoría presente los modelos a tiempo. Tu CFO externo necesita acceso a:

• Copias de los modelos 303 de los últimos 12 meses
• Modelo 200 del último ejercicio cerrado
• Resumen de pagos fraccionados realizados en el ejercicio actual

Esta información es clave para calcular tu carga fiscal real y planificar movimientos como distribución de dividendos o inversiones en I+D+i.

Estado de cumplimiento de obligaciones¶

Tu gestoría debe mantener actualizado un documento que incluya:

• Próximas fechas de presentación (303, 130, nóminas, etc.)
• Estado de pagos pendientes con Hacienda y Seguridad Social
• Cualquier requerimiento o inspección en curso

Cuando estés preparando tus finanzas antes de buscar inversión, esta información es crítica para que no te pillen sorpresas durante el due diligence.

Desglose detallado de nóminas y costes de personal¶

El coste de personal suele ser el 60-70% de los gastos en una pyme tech. Tu CFO externo necesita entender esta partida al detalle.

Coste real por empleado¶

Tu gestoría debe poder darte, para cada empleado:

• Salario bruto mensual
• Seguridad Social a cargo de la empresa
• Prorrata de pagas extras
• Otros conceptos (seguro médico, formación, etc.)

Ejemplo real: un desarrollador senior con 45.000€ brutos anuales te cuesta realmente 58.500€ al año incluyendo Seguridad Social y extras. Tu CFO externo necesita trabajar con la cifra real, no solo con el salario bruto.

Evolución de la masa salarial¶

Además del coste actual, necesitas proyección. Tu gestoría debe poder facilitarte:

• Evolución de la masa salarial en los últimos 12 meses
• Compromisos salariales ya adquiridos (subidas pactadas, bonus, etc.)
• Coste de finiquitos pendientes o bajas previstas

Esta información es fundamental para cualquier análisis de burn rate y runway. No puedes planificar tu tesorería si no sabes cuánto vas a pagar en nóminas los próximos meses.

Organización de la información: acceso y formato¶

De nada sirve tener toda esta información si no está organizada y accesible. Tu gestoría debe trabajar de forma que tu CFO externo pueda acceder a los datos sin perder tiempo en peticiones constantes.

Formato digital y estructurado¶

Los PDF escaneados no sirven para análisis financiero. Tu gestoría debe entregarte:

• Balances en Excel o CSV (no solo PDF)
• Mayores exportables a hoja de cálculo
• Acceso a su software contable (si es posible) para consultas puntuales

Muchas gestorías trabajan con Contaplus, A3CON o similares. La mayoría permiten exportar datos en formato Excel. Es una petición razonable.

Calendario de entregas pactado¶

Tu gestoría y tu CFO externo deben coordinarse en los tiempos. Lo habitual es:

• Balance mensual: antes del día 15 del mes siguiente
• Desglose de nóminas: tras el procesado mensual
• Mayor detallado: cuando lo solicite el CFO externo (normalmente mensual)

Si tu cierre mensual tarda más de 15 días, es difícil tomar decisiones basadas en datos actualizados.

Cómo plantear estos cambios a tu gestoría actual¶

Estas peticiones no son un cuestionamiento del trabajo de tu gestoría. Son necesidades adicionales que surgen cuando tu empresa crece y necesitas más granularidad en la información financiera.

La conversación debe centrarse en complementariedad, no en competencia. Tu gestoría sigue siendo quien presenta tus impuestos y lleva tu contabilidad oficial. Tu CFO externo usa esa información para ayudarte a tomar mejores decisiones de negocio.

Algunas gestorías pueden ver esta colaboración como una amenaza. En mi experiencia, las mejores entienden que es una evolución natural cuando sus clientes crecen. De hecho, muchas veces la relación mejora porque el CFO externo puede detectar inconsistencias o sugerir optimizaciones que benefician a todos.

Si tu gestoría actual no puede o no quiere adaptarse a estas necesidades, puede ser momento de buscar una que entienda las necesidades de empresas en crecimiento.

El resultado: decisiones más rápidas y precisas¶

Cuando tu gestoría proporciona esta información estructurada, tu CFO externo puede construir un cuadro de mando financiero que realmente te sirva para decidir.

En lugar de esperar al cierre trimestral para saber si vas bien, tienes visibilidad mensual. En lugar de intuir qué proyectos son rentables, tienes números concretos. En lugar de improvisar el presupuesto de tesorería, trabajas con proyecciones basadas en datos reales.

La inversión en organizar esta información se recupera rápidamente. Una sola decisión tomada a tiempo (cortar un cliente no rentable, contratar antes de saturarte, ajustar precios) puede ahorrarte más dinero del que gastas en un año de CFO externo.

Si no tienes claro si tu gestoría actual puede darte la información que necesitas para tomar decisiones financieras informadas, hablemos 30 minutos sobre cómo estructurar esta colaboración de forma que beneficie a tu empresa.